Сейчас только ленивый не говорит про тренды. Трендовые механики. Трендовые инструменты. Быть в тренде сегодня – это, можно сказать, new black.
Однако, что такое тренды? Кто и как их формирует? И зачем они нужны? И, главное, как их найти и как “быть в них”?
6 июня компания SmartMotion совместно с конференц-пространством Newsroom провели мероприятие для HR и маркетологов неконференцию “Тренды в ивентах. 20.50”.
Ольга Касьян, Директор по счастью Клиентов SmartMotion:
“Почему мы решили назвать наше мероприятие – Неконференция? Нам было важно предложить гостям принципиально новый формат. HR очень избалованная публика. Каждый день для них организовывается множество событий. Наша неконференция, в первую очередь, предполагала отсутствие формальностей, некую свободу действий гостей и спикеров.
Нам хотелось показать, что тренды работают на нас, если вложить в них смыслы. Ведь тренды — это набор подчас простых и понятных инструментов, которые легко интегрировать в любое мероприятие. И мы обещали показать нашим гостям, как это сделать”.
В программе гостей ждало выступление тренд-лидеров, новая игра Trendwatching Game, персонализированные подарки, фуршет, VR-активности и много другое.
Всего было выделено 6 трендов. Очень понятных и очень простых.
Каждый тренд находил отражение в организации и программе самой неконференции.
Персонализация
– Использовали сервис распознавания эмоций Emotian. Платформа позволяет легко узнать, что чувствуют гости на мероприятии.
– Рассылка персонализированных писем до мероприятия.
– Написание имен гостей барменами на стаканчиках с кофе. В некоторых случаях это был (по отзывам) настоящий wow-эффект, когда бармены незаметно кидали взгляд на бейдж гостя и вписывали его имя на бумажный стаканчик. Очень просто.
– Отправка утром в день мероприятия смс с персональным билетом гостя.
– персональные подарки в виде книг с именной закладкой
Фокус на человека
– Индивидуальный подарок каждому гостю из библиотеки будущего – бизнес-книга с персонализированной закладкой, подписанная каллиграфом (имя и фамилия гостя),
– Гостям, которые приехали на машинах, наши специально приглашенный персонал на парковке помыл окна каждого автомобиля.
– В туалетной комнате стояло не только мыло, но и крем для рук.
– Личная бутылка воды с индивидуальной этикеткой на каждом стуле в конференц-зале
– Ввиду того, что аудитория у нас была в массе своей женская, на регистрацию мы поставили хостесс-мужчин.
– Отправка накануне события информационного письма с подробной инструкцией, как нас найти, информацией по парковке, dress-code и ответом на все FAQ,
– Отправка смс с утра с ссылкой на билет, чтобы гостям не нужно было искать его в почте.
Геймификация
– Использование настольной игры Trendwatching game, как инструмента поиска решения важных бизнес-задач,
– Погружение в будущее гостей с помощью VR-зон
– Карточки обратной связи «ТрЕндище/ТрендЕц»
Переосмысление пространства
Площадка Newsroom стала галереей будущего, где по ходу движения гость оказывался в разных интерактивных зонах. Виртуальный офис, квартиру будущего и виртуальную сцену поддерживали элементы декора, брендирование на стенах залов, лифтов и POS. Кейтеринг был также разработан в концепте темы мероприятия: вкусное, креативное меню и подача, форма официантов была также выдержана в цветах мероприятия. Трансформация зала после деловой программы за 15 минут и открытие летней веранды, где гости оценили станцию мороженного и лимонадные сеты, создали чувство уюта на площадке, что обычно нехарактерно на деловых мероприятиях.
Иммерсивность
– Каждый гость мог принять участие в VR-активностях при поддержке актеров (поэт на зоне публичных выступлений, человек в халате в своей квартире будущего, «HRD будущего” на виртуальном совещании).
– Финал, когда у каждого гостя сработал на мобильных телефонах будильник в 20:50 и это было поддержано выступлением-манифестом организаторов про тренды с большими будильниками.
Диджитализация
– VR-зоны: возможность потренироваться в ораторском мастерстве перед виртуальными гостями, погулять по номеру аппарт-отеля YES и поприсутствовать на виртуальном совещании с HR директором будущего.
– Специально для мероприятия был создан чат-бот.
– Технология диагностирования состояния гостя на мероприятии EMOTIAN.
По итогам Неконференции был разработан Trend-book. В нем организаторы объединили все тренды и самые актуальные инструменты, механики, кейсы и лайфхаки, которые можно и нужно использовать на мероприятиях.
Отзывы:
Екатерина Мовсумова, соучредитель конференц-центра Newsroom и генеральный директор демо-центра технологий виртуальной и дополненной реальности.
На нашей высокотехнологичной площадке Newsroom мы погрузили гостей в атмосферу будущего. Весь сценарий мероприятия «Тренды в ивентах.20.50», разработанный совместно с агентством Smart Motion, с первых шагов, вовлекал каждого участника с помощью VR технологий и интерактивных зон. Мне особенно понравился иммерсивный спектакль на welcome части, когда актер в VR очках декларировал на сцене стихи Пастернака, Есенина, Блока.. Ему аплодировали не только реальные гости, но и виртуальные зрители в нашем приложении Speech center. Прокачать навыки ораторского мастерства в виртуальной реальности смогли все желающие и это был очень крутой опыт: как-будто великие поэты прошлого обращались к зрителям будущего и мы были очевидцами этого в настоящем.
Для площадки важно показать, что она легко трансформируется под любой формат и мы справились с этим великолепно: от виртуального офиса будущего и большого hi tech конференц-зала до летнего патио с мороженым. Абсолютно все гости также отметили прекрасный кейтеринг наших партнеров «Вкус жизни». Когда делаешь клиентское мероприятие, важно учесть и даже предвосхитить все ожидания гостей: пока шло мероприятие, мы помыли стекла автомобилей всех гостей на парковке. Это был еще один wow эффект!
Жанна Хомякова, Директор по культуре инновации
“Это было великолепно! Я, как гость, постоянно чувствовала заботу организаторов – это ВО ВСЁМ проявлялось, все люди, которые работали на мероприятии буквально погружали в дружескую атмосферу. Контент и техническая сторона (еда, пространство, выступления) на высоте! И! Полное вовлечение: видеть, слышать, трогать, пробовать, участвовать, вдохновляться!”
Инна Бреславец, начальник отдела организации мероприятий и командировок “Капитал Life”.
“Если коротко говорить про Неконференцию “Тренды в ивентах. 20.50”, то нам организаторы мероприятий показали, как надо организовывать мероприятие и как важно относиться к нему с душой. Это очень здорово, когда Ты видишь взаимосвязь команды – как четко, вовремя и быстро решаются возникающие вопросы. Не оставила равнодушной идея с книгами в качестве подарков гостям. Кроме того, сами книги были подобраны в концепции неконференции. Это показало интеллектуальную значимость мероприятия”.